Чек по онлайн кассам – это фискальный документ, формирование которого осуществляется с помощью контрольно-кассовой техники нового образца, соответствующей требованиям закона 54-ФЗ. Его наличие подтверждает факт покупки какого-либо товара или услуги за наличный расчет или безналичный, который осуществлялся с помощью банковской карты. При предъявлении чека, распечатанного на онлайн кассе или полученного в электронном виде, покупатель имеет возможность вернуть товар, если он, к примеру, оказался бракованным. Кассир может пробивать чек коррекции для исправления ошибок и осуществлять возврат чеков, если в этом возникла необходимость.

Правила оформления чеков по онлайн кассам

Согласно действующему федеральному закону 54-ФЗ каждый продавец обязан оформлять чек в тот момент, когда покупатель рассчитывается за товар. Фискальный документ выдается клиенту либо на бумажном носителе, распечатанном на онлайн кассе, либо в электронной форме отправляется на телефон в виде СМС или на e-mail.

Законодательные акты, регламентирующие правила оформления чеков на онлайн кассах

1. Федеральный закон о применении ККТ – № 54-ФЗ от 22.05.2003 г.

Федеральный закон о внесении изменений в 54-ФЗ – № 290-ФЗ от 03.07.2016 г.

Приказ ФНС РФ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию» – № ЕД-7-20/662@ от 14.09.2020 г.

При ведении торговой деятельности все предприниматели должны следить за тем, чтобы соблюдались все правила выдачи фискальных документов, оформленных с помощью онлайн касс, установленные законодательством. К ним относятся следующие:

• Выдача электронных чеков через онлайн кассу по запросу. Если покупатель просит электронную копию чека, то кассир не может отказать ему и должен его предоставить в обязательном порядке. Для того чтобы это сделать, кассиру необходимо в момент формирования фискального документа ввести контактные данные, которые сообщил клиент (адрес электронной почты или номер мобильного телефона). Программа онлайн кассы автоматически занесет их в чек, в котором отразится также e-mail магазина.
• При оформлении продажи количество реализуемых товаров указывается в штуках, метрах или килограммах. Однако каждая товарная единица маркированной продукции прописывается отдельно. При этом указывается реквизит «количество предмета имеет значение единицы – «1». Если фискальный документ выдается в связи с уплатой процентов, предоставлением услуг или выполнением работ, то количество предмета расчет такое же –«1».
• Если формирование чека по онлайн кассе производится в тот момент, когда наименование товаров еще неизвестно, то в нем указывается способ расчета «аванс». После того, как будет определено название товара и его количество необходимо будет пробить второй экземпляр по онлайн кассе, в котором будет указан способ расчета «полный расчет».
• Чек возврата оформляется в том случае, если покупатель по какой- то причине решил вернуть приобретенный ранее товар или в фискальном документе была допущена ошибка по вине кассира. Согласно установленным правилам, следует создать чек с признаком «возврат прихода» а затем осуществить передачу сведений о возвратной операции в ОФД. Кассиру требуется указать через онлайн кассу данные из неправильного варианта, а затем оформить приход с актуальными реквизитами.
• Если чек был проведен по онлайн кассе, но не был выдан покупателю, то необходимо оформить чек коррекции, в котором будут отражены реквизиты неправильного документа. Невыдача может произойти по ошибке кассира, в связи со сбоем в работе онлайн-кассы, а также по другим причинам.
• Если клиент решил оставить предоплату за товар, сделка может быть оформлена на условиях рассрочки или просрочки. Наименование во всех чеках при каждом расчете по этому товару должно полностью совпадать.
• Если продавец не является плательщиком НДС, то при оформлении фискального документа по онлайн кассе он имеет право не указывать ставку налога и сумму. Этот реквизит в данном случае является необязательным. Вместо этих сведений в соответствующей строке должен быть указан реквизит «НДС не облагается». Реквизит «Сумма расчета по чеку без НДС» при этом является обязательным.

Следует особо отметить то, что если компания получает на свой расчетный счет денежные средства от покупателей, являющихся физическими лицами, за любые товары, услуги или работы, то применение контрольно-кассовой техники является обязательным условием. Оформлять фискальный чек по онлайн-кассе следует не позднее того момента, когда покупателю будет выдан товар, или начнется оказание услуг либо выполнение работ.

Как пробить чек по онлайн кассе

Продавцу следует обязательно пробивать и выдавать чеки по онлайн кассе независимо от того, каким способом была осуществлена оплата. Покупатель может расплатиться наличными, банковской картой, по QR-коду или перечислить денежные средства с электронного кошелька.

Если все расчеты осуществляются на кассовой зоне розничного магазина или, к примеру, парикмахерской, то чек оформляется в бумажной форме.

Отправка электронного фискального документа без распечатки бумажного варианта возможна только в том случае, если соблюдаются следующие условия:

1. Клиент сам изъявил желание получить чек по онлайн кассе таким способом;
2. Покупатель сообщил номер своего мобильного телефона или e-mail до того, как прошла оплата за товар или услугу;
3. Функционал онлайн кассы предусматривает возможность отправки электронных копий документов.

Предприниматели, которые ведут деятельность в определенных сферах, могут применять онлайн кассу только удаленно. К таким льготным категориям относятся:

• пассажирские перевозки;
• интернет-продажи;
• вендинг;
• оказание услуг на выезде;
• продажа товаров с курьерской доставкой.

Во всех перечисленных случаях законом предусмотрено несколько альтернативных вариантов выдачи документов покупателям. Клиенту может быть отправлена специальная ссылка для скачивания или актуальный QR-код, который можно отсканировать с помощью любого мобильного гаджета и получить подробную информацию о платеже.

Если покупатель запросил электронную копию чека, пробитого по онлайн кассе, то кассир не вправе отказать ему в этом. Непредставление цифровой копии считается нарушением закона. Чтобы отправить его клиенту, необходимо, чтобы он сообщил номер мобильного телефона или адрес электронной почты.

Чтобы избежать штрафных санкций со стороны государственных органов, кассиру нужно знать, как выбивать чеки по онлайн кассе при различных видах расчета. От этого зависит порядок их формирования.

Если покупатель оплачивает стоимость товара или услуги в полном объеме, то в таком случае, как правило не возникает сложностей. Клиент передает всю сумму наличными или осуществляет платеж по карте и тут же получает фискальный документ, в котором указан признак расчета «Приход» и признак способа расчета «Полный расчет».

Большинство вопросов обычно появляются тогда, когда возникает необходимость оформить чек по онлайн кассе при получении от покупателя предоплаты за товар. Кассиру в этом случае следует пробивать два документа:

• Первый – при получении денежных средств, признак расчета на онлайн кассе при этом указывается «Предоплата».
• Второй – в момент передачи товара покупателю. В чеке должна быть указана полная сумма с учетом ранее внесенных средств, признак расчета – «Полный расчет».

Если предоплату вносят за маркированную продукцию, то ее код указывается только во втором документе.

Как оформлять чек по онлайн кассе, если клиент решил расплатиться бонусами? Если перечисление средств полностью производится с бонусного счета (то есть со скидкой 100%), такая операция должна быть отнесена к «Встречным представлениям». В чеке, сформированном онлайн кассой, должен стоять «0», а в других строчках:

• стоимость предмета расчета;
• цена предмета расчета;
• итоговая сумма.

В тех случаях, когда скидка составляет менее 100%, следует оформлять обычный фискальный чек по онлайн кассе, в котором должна быть указана фактически уплаченная сумма за вычетом потраченного бонуса.

Как выбивать чек по онлайн кассе при предъявлении подарочной карты или сертификата? В случае, если клиент решил приобрести предоплаченный сертификат, чтобы вручить его кому-нибудь в качестве подарка, то ему необходимо выдать квитанцию с соответствующими реквизитами:

• признак предмета расчета – «Платеж»;
• способ расчета – «Аванс»;
• наименование предмета расчета – «Сертификат» или «Подарочная карта» (с обязательным указанием номинала).

Когда клиент, который будет расплачиваться сертификатом, посетит магазин и выберет понравившийся ему товар или захочется воспользоваться услугой, предусмотренной сертификатом, то кассиру следует сформировать чек по онлайн кассе следующим образом:

• предмет расчета – «Товар» или «Услуга»;
• признак способа расчета – «Полная оплата».

Пробить номинал сертификата можно по тегу «Сумма по чеку предоплатой». Если его обладатель выбрал более дорогой товар, ему придется доплатить разницу из собственных средств. Эта сумма тоже должна быть отражена в фискальном документе.

Как выбить чек по онлайн кассе с отсрочкой платежа? Для решения этой задачи кассиру потребуется пробить несколько фискальных документов по онлайн кассе. Первый – в то время, когда будет передан товар. В качестве признака способа расчета требуется указать «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» либо или «Передача предмета расчета без оплаты с последующей оплатой в кредит». Другие фискальные документы должны оформляться на каждый последующий платеж с указанием «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит».

Действующим законодательством утвержден перечень реквизитов, которые в обязательном порядке должны присутствовать в каждом чеке, оформляемом с помощью онлайн кассы. К ним относятся:

• наименование фискального документа;
• сведения о том, где и когда осуществлялся расчет (дата, время и адрес);
• название организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
• идентификационный номер налогоплательщика, являющегося владельцем онлайн кассы;
• признак расчета (возврат, приход и т.п);
• наименование продукции, товаров, работ, услуг, их количество и стоимость;
• сумма расчета с указанием действующей ставки НДС и суммы налога;
• форма расчета (оплата наличным или безналичным способом, размер оплаченной суммы);
• должность лица, который осуществлял расчет с покупателем, а также его фамилия;
• QR-код.

Все эти реквизиты в чеках, сформированных онлайн кассой, являются законным подтверждением того, что товар, работа или услугу была реализована организацией или индивидуальным предпринимателем. В случае возникновения каких-либо спорных вопросов покупателю достаточно будет предъявить фискальный документ и не придется искать иных доказательств.

Важно! Оформление и выдача фискальных чеков может не осуществляться представителями бизнеса в определенных случаях. Все зависит непосредственно от вида расчета и способа оплаты.

Нет необходимости оформлять чек по онлайн кассе, если:

• денежные средства переданы сотруднику в качестве заработной платы;
• деньги выданы подотчет сотруднику или получены от него в случае неиспользования по назначению;
• средства переданы работнику в качестве подарка;
• произведена оплата физлицу за оказанные работы либо услуги;
• деньги даны сотруднику в долг или он расплатился по своим долговым обязательствам;
• товар был приобретен у физического лица;
• уплачена аренда физлицу;
• у сотрудника удержана сумма, соответствующая стоимости обедов в столовой или услуг сотовой связи;
• удержана недостача стоимости имущества или спецодежды, которая была испорчена работником;
• произведен взаимозачет с другой компанией, индивидуальным предпринимателем или физическим лицом.

Чек онлайн кассы Эвотор

Смарт-терминалы Эвотор – это современные онлайн кассы с сенсорным экраном и продуманным функционалом, позволяющим оперативно осуществлять кассовые операции. В настройках таких кассовых аппаратов предусмотрена возможность формировать три вида фискальных чеков:

• обычный – стандартного размера;
• экономичный – предусматривает уменьшение размера шрифта, благодаря чему документ становится меньше на 15%;
• короткий – самый экономичный вариант с мелким шрифтом пониженной контрастности позволяет осуществлять печать в несколько раз быстрее.

Для того чтобы выбрать тип чека на онлайн кассе, следует зайти в главное меню и выбрать раздел «Настройки». В нем необходимо нажать на кнопку «Кассовый чек». Среди появившихся на экране вариантов нужно выбрать наиболее подходящий и распечатать тестовый экземпляр. После этого все настройки будут сохранены автоматически.

Если возникла необходимость в максимальном уменьшении размера фискального документа, то можно поменять местами блоки таким образом, чтобы QR-код оказался справа от реквизитов. Для того, чтобы получить возможность печатать короткие чеки на онлайн кассе «Эвотор» требуется купить специальный комплект приложений «Смарт-терминал Плюс», а также скачать и установить «Обновления под законодательство».

Возможность распечатывать короткие чеки появляется только после установки прошивки:

• Эвотор 3.9.8.4 либо выше;
• ККТ 5087 или выше.

Чтобы проверить установленную на кассовом аппарате версию прошивки можно зайти в раздел «Обслуживание кассы» в «Настройках» и посмотреть информацию, которая указана в строке «Версия ОС». Версия прошивки ККТ указана в графе «Версия ККТ». Следует отметить, что компактный шаблон применяется с каждому из вариантов чека онлайн кассы (обычному, экономичному или короткому).

Настройки онлайн кассы Эвотор позволяют добавить в фискальный чек по две строчки текста сверху и снизу. В каждой из строк должно быть не более 26 символов.

Чтобы изменить уже имеющийся шаблон, нужно открыть главное меню Эвотор и нажать на кнопку «Настройки». В открывшемся меню следует выбрать раздел «Кассовый чек». Чтобы добавить текст в верхней части шаблона, следует выбрать «Текст шапки», в нижней части – «Текст подвала». Далее можно набрать нужный текст и нажать на кнопку «ОК».

Если в фискальный документ потребуется добавить дополнительные сведения в большем объеме, то в магазине приложений Эвотор нужно будет приобрести соответствующий софт.

Онлайн касса Эвотор позволяет пользователю восстановить ранее созданный чек, а также распечатать копию любого фискального документа. Такая необходимость может возникнуть, если первый вариант оказался с дефектами. Чтобы распечатать копию, следует в меню «Настройки» выбрать раздел «Обслуживание кассы». Далее перейти в «Дополнительные операции» и нажать на «Печать документа по номеру». В открывшемся окне нужно ввести номер документа, который требуется распечатать еще раз. Номер документа можно посмотреть в личном кабинете ОФД либо в распечатанном ранее документе. Затем останется только распечатать нужный чек, нажав на экране онлайн-кассы кнопку «ОК». По просьбе клиента копия в цифровом виде может быть отправлена на смартфон или электронную почту.

Что делать, если онлайн касса Эвотор перестала печатать чеки?

Ошибочный чек

Все фискальные чеки, которые оформляются на онлайн кассе в момент приобретения товара или оказания услуги не должны содержать никаких ошибок. Если они будут допущены, это приведет к возникновению расхождений в отчете.

Ошибочный чек можно исправить путем создания дополнительного чека коррекции или возврата. Выбор варианта непосредственно зависит от типа ошибки и от того, какой формат фискальных данных поддерживает онлайн касса.

Выбирая способ исправления ошибки следует ориентировать на ФФД, который используется для передачи сведения оператору фискальных данных и ФНС:

• версия ФФД 1.1. — оформляется чек коррекции;
• версия ФФД 1.05 — создаётся возвратный чек, в котором указывается признак «возврат расхода» или «возврат прихода».

Чтобы узнать какая версия ФФД используется вашей онлайн кассой, можно посмотреть любой отчет об открытии смены кассира.

Как оформить возвратный чек

Возвратный чек по онлайн кассе отличает от обычного тем, что в нем указывается признак расчета «возврат прихода». Оформить такой документ и выдать его покупателю необходимо, если покупатель решил вернуть ранее приобретенный товар в день покупки либо позже.

Для оформления возвратного чека кассир должен действовать в следующей последовательности:

• Запросить у клиента заявление на возврат товара, в котором должны быть указаны его паспортные данные, наименование товара, стоимость и причина возврата.
• К заявлению следует приложить прежний фискальный документ и отнести его на подпись руководителю.
• После приема заявления кассиру необходимо на онлайн кассе сформировать новый фискальный документ с признаком расчета «Возврат прихода».
• Если возвращают маркированный товар, то нужно отсканировать код маркировки с упаковки.

Формирование возвратных чеков на разных онлайн кассах отличается некоторыми особенностями. Чтобы сделать все правильно, следует изучить инструкцию к контрольно-кассовому аппарату и следовать рекомендациям, которые в ней указаны.

После оформления возвратного чека по онлайн кассе покупатель заполняет накладную на возврат ранее приобретенного товара в двух экземплярах. Форма накладной как правило разрабатывается специалистами компании и закрепляется в учетной политике. Если она ранее не была утверждена, можно использовать типовой бланк.

На завершающем этапе необходимо вернуть деньги за товар покупателю. Если он расплачивался картой, то возврат должен осуществляться на нее или на любую другую банковскую карту клиента. Деньги из кассы возвращаются только в том случае, если покупатель оплачивал товар наличными.

Как оформить чек коррекции

Оформление чека коррекции по онлайн кассе производится в двух случаях:

• «Самостоятельно» – когда ошибку выявил сотрудник компании;
• «По предписанию»– если ошибку обнаружил проверяющий из ФНС и составил соответствующее распоряжение.

Для того, чтобы создать чек коррекции по онлайн кассе, необходимо:

• Оформить акт или служебную записку, в которой должна быть указана причина неприменение ККТ, дата и номер документа, перечень товаров с полной расшифровкой, ценой, количеством и датой продажи.
• Сформировать на онлайн кассе чек коррекции для оператора фискальных данных с указанием сведений о фискальном документе, который требуется исправить.
• Если оформление производится не по предписанию налоговой, указать дополнительно «Самостоятельная операция».

Сформируйте чек коррекции для ОФД С указанием реквизитов отчетного платежного документа, который необходимо исправить. Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.

Проверить чек на сайте налоговой

После того, как кассир распечатал фискальный чек с онлайн кассы и передал его покупателю, последний может легко поверить, были ли переданы сведения о совершенной покупке в налоговую службу.

Если возникла необходимость проверить полученный фискальный документ, то нужно действовать следующим образом:

1. Скачать мобильное приложение «Проверка чеков ФНС России» и установить его на смартфон или любой другой гаджет.
2. Открыть приложение и в специальных полях ввести данные кассового документа либо отсканировать QR-код.
3. Отправить запрос для проведения проверки.

После того, как программа сверит указанные данные с информаций в автоматизированной системе, на экране отобразится результат проверки.

Если в проверяемом документе обнаружатся расхождения со сведениями в базе данных налоговой или выяснится, что информация о расчете и вовсе отсутствует, с помощью приложения можно будет отправить обращение в ФНС и сообщить о нарушении.

Сообщение в налоговую также отправляется в следующих случаях:

• при невыдаче чека по онлайн кассе покупателю;
• в случае получения фискального документа с ошибочными реквизитами;
• если продавец отказывается выдавать электронную копию чека.

Видеоинструкцию о том, как проверить фискальный чек в приложении, смотрите в следующем видео: