ЕГАИС при торговле крепкими алкогольными напитками

Для чего создан ЕГАИС?

ЕГАИС создана для отслеживания производства и распространения алкогольсодержащих напитков на территории Российской Федерации. Единая государственная автоматизированная информационная система призвана предотвратить появление и продажу алкогольных контрафактных товаров, которые производятся не только без отчисления налогов, но и с нарушением всех возможных норм и небезопасны для здоровья.

Поэтому представители розничных магазинов, торгующих спиртным вынуждены были перейти на кассовое оборудование нового образца раньше многих, уже в начале 2016 года. Спустя полгода отчитываться в ЕГАИС пришлось о каждой единице товара, включая слабоалкогольные напитки. Исключения нет для индивидуальных предпринимателей и держателей патентов.

Как работает ЕГАИС

Если через ЕГАИС реализуется крепкий алкоголь то, стоит учитывать определенные нюансы. Для того чтобы система исправно работала и отслеживала какие торговые точки реализовывали алкогольные напитки и объемы проданного, разработана система продаж:

1. Производитель алкогольной продукции или поставщик обязан выписать и зафиксировать в ЕГАИС накладные с указанием розничного продавца, приобретшего продукцию с целью дальнейшей реализации.
2. Розничный продавец сверяет с помощью Универсального транспортного модуля соответствие привезенного товара с отображенным в накладных. Исходя из результатов сверки, получатель отказывается от получения продукции, направив акт расхождения поставщику, выписывает дополнительную накладную на избыток товара или подтверждает факт получения. Все решения фиксируются через ЕГАИС.
3. Продавая каждую бутылку или банку спиртосодержащих напитков, кассир обязан отсканировать штрих-код на федеральной специализированной марке. Такая марка есть на каждой легальной упаковке крепкого спиртного, произведенной в России. Импортные вина, коньяки, виски и водка через ЕГАИС отслеживается благодаря наличию акцизной марки. Информация, содержащаяся в коде, пересылается в УТМ. Она хранит данные о названии напитка, его производителе, датировке производства и наличии лицензии. При достоверности полученных данных на товар формируется чек, а прикладная программа кассового аппарата отправляет его в универсальный транспортный модуль ЕГАИС. Сформированная квитанция отображается в фискальном чеке, который обязан содержать двухмерный код. Просканировав QR-код можно уточнить всю информацию о напитке через сайт ЕГАИС. Так проверяется качество и легитимность покупки.

Оборудование

Для работы с системой необходимо приобрести определенное оборудование:

1. Компьютер с операционной системой не ниже Windows 7 и свободным местом на оперативной памяти 2 Гб.
2. Программа ЕГАИС из двух модулей, позволяющая фиксировать закупки и продажи, которая поможет принимать или отклонять накладные, составлять акты расхождений, осуществлять возврат товара поставщикам, составлять акты постановки на баланс, вести учет, отслеживать внутренние перемещения, производить списание, работать со сканерами, кассами и вести журнал учета.
3. Ключ крипто JaCarta.
4. УТМ.
5. Сканер 2D для чтения штрих кодов для ЕГАИС.
6. Касса способная работать с Единой системой и печатающая QR-коды.

Ключ крипто JaCarta

Этот ключ представляет собой носитель информации и призван выполнять защищенное взаимодействие с общей базой ЕГАИС. Наличие индивидуальной электронной подписи придает юридическое обоснование передаваемой документации.

Сканер 2D

Одним из необходимых атрибутов при продаже алкоголя в розницу является сканер для ЕГАИС. Его устанавливают на кассовый узел для считывания акцизной марки и иных видов штрих-кодов. Сканеры 2D могут быть, как ручными (с подставкой или без), так и стационарными. Отличительная особенность этих сканеров в том, что они читают не только одномерные стандартные коды, но и двухмерные.

Считанная информация представляет собой две строки букв и знаков, которые при регистрации в личном кабинете сайта ЕГАИС позволяют получить исчерпывающую информацию о напитке. Заменить 2D сканер можно терминалом сбора данных. Новые модели терминалов позволяют проверить подлинность алкоголя непосредственно на складе.

Подключение к ЕГАИС

Для присоединения к Единой системе, представителю розничной торговли необходимо предоставить в отдел ФГУП «ЦентрИнформ» крипто-ключ, СНИЛС, ОГРН, ИНН, паспорт, выписку из ЕГРЮЛ и заплатить за услугу подключения. Срок действия приобретенного сертификата составляет год. Владельцам торговых сетей придется оформлять КЭП и крипто-ключ на каждый магазин.

Последствия для торговли водкой без ЕГАИС

Помимо штрафов за продажу алкоголя вне ЕГАИС стоит учитывать:

1. Поставщики могут передавать продукцию на реализацию только контрагентам, перешедшим на Единую систему и получившим персональный код. Без его наличия подтверждение отгрузки становится невозможным.
2. Ранее отгруженная продукция повисает на складе, так как вне системы нет возможности законно осуществить списание. Это грозит потерей поставщика.
3. Не поставленный на учет в ЕГАИС алкоголь считается незаконным и подлежит изъятию.

Штрафы

Продажа крепкого алкоголя без ЕГАИС незаконна. Поэтому каждая торговая розничная точка обязана установить соответствующую аппаратуру. Отсутствие интернета – не оправдание, ведь по закону подключение к сети обязательное условие для торговли алкогольной продукции. Передача данных, в зависимости от местности должна осуществляться не реже чем раз в три-семь дней. Штрафы за нарушение правил торговли спиртосодержащей продукции для физических лиц составляют 10-15 000 рублей, а для юридических до двухсот тысяч. При повторных нарушениях владелец рискует потерять лицензию. Дополнительным нюансом стала необходимость крайне осмотрительно подходить к выбору поставщика. В случае обнаружения контрафактной продукции санкциям подвергнется не только производитель, но и магазин, реализующий нелегитимную продукцию. Закупка крепкого алкоголя через ЕГАИС призвана снизить риски, позволяя заранее провести выборочную проверку на легитимность. Чтобы избежать форс-мажоров имеет смысл предусмотреть дополнительный вариант доступа в интернет на торговой точке, к примеру, мобильней роутер. Не стоит забывать про запрет продажи алкогольной продукции по ночам. Время, отмеченное в чеке на спиртосодержащую продукцию не может попадать в отрезок с 23-00 до 8-00.

Декларирование

Алкогольные декларации сдаются по прежней схеме. Изменений в формах 11 и 12 не происходило. Единая система на текущий момент не поддерживает функцию автопередачи. В дальнейшем планируется возможность получать файл декларации через личный кабинет. Кроме того, в планах полная отмена декларирования.

Процедура списания

Если возникает необходимость списания крепкого алкоголя в ЕГАИС это тоже необходимо проводить через единую систему. Для этого надо:

1. Зайти меню и найти пункт: «Управление остатками».
2. На всплывающем окне справа в верхнем углу нажать на троеточие и выбрать раздел «Списать».
3. Система предложит, откуда производить списание: со склада или торгового зала.
4. После соответствующего выбора, автоматически формируется акт. Пользователю остается внести наименование продукта и причину списания.
5. Нажав на сформированную позицию можно регулировать количество подлежащих списанию единиц.
6. Если причиной списания является арест или проверка алкоголя необходимо приложить скан акцизной марки. Выделение позиции красным цветом не даст упустить этот момент.
7. Нажатием кнопки «Отправить» производится подтверждение списания.

В журнале учета списывать продукцию не надо, там регистрируется только факт продаж.

Регистрация остатков

Остатки водки регистрируются ЕГАИС по форме №1 регистра учета остатков. Если товар предназначен для реализации в розницу, его перемещают на форму №2. Для этого необходимо зайти в раздел «Передача на склад (торговый зал)». Формировать этот документ можно также из таких пунктов, как «Перемещение и Внутреннее перемещение товара», «Поступление товара».

Возврат алкоголя

Для проведения процедуры возврата в личном кабинете ЕГАИС необходимо:

1. Найти пункт «Расходная накладная».
2. Выбрать тип операции «Возврат поставщику».
3. Создать документ на основании «Приходная накладная».
4. Для отправки информации о возврате нажать «Передать в ЕГАИС».

При частичном возврате продукции, когда фактический приход не соответствует ТТН, составляется акт расхождения с исправленным количеством. Он отправляется поставщику через УТМ и тот принимает или отклоняет акт. В случае отклонения акта частичного возврата, операция возврата производится в полном объеме, зафиксированном в накладной.

Как приспособиться поставщикам и продавцам

На момент перехода на Единую систему она вызывала определенные нарекания: несовместимость с учетными системами, ручные операции и т.д. Постепенно ЕГАИС дорабатывается, а все участники торгового процесса приспосабливаются. Многим поставщикам пришлось искать новые каналы сбыта, запускать свою розничную сеть или приобретать уже действующую. Правда такое решение проблемы оказалось по силам только крупным импортерам и производителям алкоголя. Компании помельче предпочли субсидировать своих контрагентов для перехода на ЕГАИС или искать новые рынки сбыта. При розничной продаже водки через ЕГАИС продавцам также приходится быть внимательными и проводить выборочную проверку нескольких товарных единиц из каждой полученной партии, чтобы избежать обвинения в продаже контрафакта.