Онлайн-кассы для розничной торговли – это многофункциональная контрольно-кассовая техника, созданная для автоматизации процесса на предприятиях и контроля со стороны налоговых органов. Онлайн-касса шифрует и записывает данные в фискальном накопителе, отправляет информацию ОФД, позволяет вести товароучет и быстро обслуживать клиентов. Современные аппараты для розничной торговли рассчитаны на бесперебойную работу в течение смены.
||
Онлайн-кассы для розничной торговли, одобренные Федеральной налоговой службой, обозначены в специальном реестре; по состоянию на 13.12.2018 утверждено 165 вариантов, список регулярно обновляется. Онлайн кассовые аппараты можно разделить на три категории.
Автономные или мобильные онлайн-кассы для торговых точек. Это машины, сочетающие в себе монитор, принтер чеков и ключ. В нем есть процессор, карта памяти и модули связи – Wi-Fi, 3G и Bluetooth. Некоторые модели имеют порты для подключения периферийных устройств, таких как сканеры штрих-кодов, электронные весы, ноутбуки и планшетные устройства. Передача данных происходит в режиме реального времени; подключение к POS-терминалу или ПК не требуется. Они работают от сети, аккумуляторов или одноразовых батареек.
Интеллектуальные терминалы. Представляет собой полноценное рабочее место со встроенным принтером чеков и бухгалтерским хранилищем. Он имеет цветной дисплей и центральный процессор с установленной профильной операционной системой; от 10 часов до 2 дней непрерывной работы на одной зарядке; встроенные порты USB, RS-232 и RJ-11 для подключения весов, банковских терминалов и сканеров штрих-кодов; встроенный порт USB для подключения кабеля USB.
Регистратор данных с функцией быстрой печати результатов проверки. Они выполняют все необходимые кассовые операции. Однако, в отличие от полноценного кассового аппарата, ТФ работает в рамках POS-системы и управляется компьютером, планшетом или ноутбуком со специальным профильным ПО; после регистрации ТФ автоматически отправляет финансовые данные оператору сервиса; USB и RS-323 Обеспечивает возможность подключения дополнительных устройств через порты.
Основным элементом онлайн-кассы для розничной торговли является фискальный накопитель, который выглядит и функционирует аналогично обычному USB-накопителю. Карты памяти также делятся на несколько типов в зависимости от налоговой регистрации и имеют разные сроки использования: 13, 15, 18 и 36 месяцев. Если они не заменяются регулярно до истечения указанного периода, кассовый аппарат автоматически блокируется. Каждый тип онлайн-касс имеет свои особенности и выбирается с учетом множества факторов.
Как выбрать онлайн-кассу для розницы
Закон определяет типы оборудования для хранения финансов, разрешенные для каждого бизнеса. Прежде чем приобрести онлайн-кассу для розничного бизнеса, необходимо соблюсти ряд критериев, чтобы выбрать оборудование без ущерба для качества обслуживания клиентов. Это особенно важно, поскольку все предприятия, за исключением патентованных индивидуальных предпринимателей и ЕНВД, должны приобретать новые кассовые аппараты за свой счет. Они имеют право на специальный налоговый вычет в размере 18 000 рублей за каждую приобретенную машину, согласно закону № 349-ФЗ.
Ассортимент товаров
Для магазинов с небольшим ассортиментом товаров может быть достаточно функциональности отдельного онлайн-автомата. Аппарат не печатает название товара автоматически, но кассовый аппарат можно подключить к ПК и присвоить ему собственный код при вводе названия товара на номенклатурном бланке.
Сотрудник также должен будет вручную ввести код, чтобы соответствующее имя отобразилось на чеке в торговой точке. Однако, прежде чем выбрать онлайн-кассу для розничных продаж, стоит учесть, что с 2019 года вводится требование Федеральной налоговой службы об обязательной маркировке соответствующих товаров.
- Одежда.
- Табачные изделия
- Парфюмерия
- Автомобильные шины
- Фотографическое оборудование.
В то же время эти категории необходимо добавить в список товаров для продажи. Функциональность автономного кассового аппарата не позволяет загружать необходимые данные. Поэтому со временем их придется заменить смарт-терминалом или устройством с диктофоном. Только такой кассовый аппарат рекомендуется для магазинов с большим количеством товаров, так как автономные кассовые аппараты могут работать медленно и допускать ошибки.
Смарт-терминалы автоматически добавляют товары, загружая готовый файл со списком ассортимента. Если вы отсканируете штрих-код и выполните ручную загрузку, программа в машине сама найдет продукты в общем списке и внесет их в складской баланс.
Качество подключения к Интернету
Проводные соединения подходят для стационарных торговых точек. Он обеспечивает стабильное соединение и совместим со смарт-терминалами, такими как MTS.Kassa 7, а также автономными терминалами и фискальными регистраторами.Если рассматривается возможность подключения по Wi-Fi, то смарт-терминал, автономное устройство с выделенным модулем связи или подходит физический диктофон. Последний также можно использовать без модуля, подключив к ПК, ноутбуку или планшету.
Для путешествующих продавцов и курьеров выбирайте онлайн-кассу со встроенным слотом для SIM-карты. Использовать онлайн-кассу для розничных продаж можно до 30 дней и без подключения к интернету в автономном режиме. Информация о транзакциях сохраняется в памяти терминала и автоматически передается в Федеральное налоговое управление при восстановлении интернет-соединения.
Количество товаров в чеке.
В магазинах с небольшим ассортиментом, где не ожидается больших объемов покупок, код наименования может быть введен продавцом вручную или выбран на экране терминала. Однако в магазинах с большим ассортиментом это занимает слишком много времени. Для ускорения процесса рекомендуется вместе с кассовым аппаратом приобрести также считыватель штрих-кодов или выбрать кассовый аппарат со встроенным сканером, например, смарт-терминал.
Поток клиентов в торговой точке
В магазинах с небольшим количеством посетителей скорость оформления заказа не имеет большого значения, но в более крупных торговых помещениях, таких как супермаркеты, она является важным аспектом качества обслуживания. Для того, чтобы клиенты не ждали и могли быстро произвести оплату, необходима система точек продаж (POS) с платежными терминалами, подключенными к компьютеру.
Он быстро печатает чеки и автоматически отображает сумму покупки на экране. Для среднего количества клиентов может подойти смарт-терминал, который является комплексным решением. Примерное руководство о том, какую онлайн-кассу лучше выбрать для розничной торговли, можно получить, исходя из посещаемости магазина.
Автономные устройства со скоростью печати до 90 мм/с подходят для небольших розничных магазинов с числом покупателей около 100 человек в день, курьерских и доставочных предприятий. К ним относятся MSPOS-K, Elves FM и Mercury 1155F.
Машины со средней скоростью (90-150 мм/с) рекомендуются для магазинов с количеством покупателей около 500 человек в день. Примерами являются Evota 10 и Atoll Sigma 10.
Супермаркетам и крупным сетевым магазинам потребуются модели со скоростью печати от 150 мм/с – фискальные регистраторы типа “Atoll 25F” или “Vicky Print 80 Plus F”.
При выборе лучшей онлайн-кассы для розничной торговли важно учитывать, что скорость обслуживания также зависит от способа ввода товаров: интегрируемый считыватель штрих-кодов, подключаемый через порт USB или micro-USB, поможет ускорить процесс. Однако в магазинах с большим количеством посетителей лучше выбрать POS-систему со встроенным сканером. Тип бизнеса
Для непродовольственных магазинов нет специальных законодательных требований, и покупатели могут выбрать онлайн-кассу по своему усмотрению. Однако магазины, где требуется ветеринарный контроль, должны использовать модели, соответствующие требованиям ФГИС. Магазины, торгующие алкогольной продукцией, должны фиксировать поступления и продажи в ЕГАИС.
Поэтому следует выбирать оборудование с универсальным транспортным модулем, сканером и специализированным программным обеспечением, работающим с UGIS. Модели Smart Terminal и регистраторы Fiskar отвечают этому требованию.
Для интернет-магазинов существует специальное требование, согласно которому онлайн-касса должна поддерживать электронные платежи. Оборудование, предназначенное для таких способов оплаты, по закону не может быть использовано для других платежей или действий. Эти устройства не печатают бумажные квитанции. Строго говоря, они имеют форму электронной передачи на номер телефона или электронную почту клиента. Рекомендуется выбрать мобильный вариант, если доставка или обработка платежа осуществляется курьером. Интернет-магазин совместим с такими моделями, как онлайн-терминал Эвотор, MSPOS-K, Yarus TK и ars.Vera 01F.
Как работать с онлайн-кассой
Прежде чем приступить к обслуживанию покупателей, сотрудники должны понять, как работают кассовые аппараты в интернет-магазинах. Они должны ознакомиться со стандартными правилами эксплуатации кассового аппарата и подписать договор, согласно которому они несут за них полную ответственность. Поскольку онлайн-кассы являются новыми техническими устройствами со специфическими функциями и принципами работы, эти меры не являются юридически обязательными, но настоятельно рекомендуются. Сотрудники, не умеющие работать со сложными системами онлайн-касс, могут повредить технику, но, что еще важнее, они могут допустить серьезные ошибки в транзакциях, которые впоследствии приведут к проблемам с налоговыми органами.
При необходимости клерк может также отправить электронную копию квитанции на электронную почту или смартфон клиента. Чтобы упростить процесс отображения персональных данных, клиенты могут воспользоваться специальным приложением FTS. Это программное обеспечение передает информацию путем сканирования QR-кода на мобильном устройстве клиента. Если клиент платит наличными и банковской картой, кассир выдает один чек, в котором указаны оба способа оплаты и соответствующие суммы.
Как выбрать онлайн-кассу для применения в розничной торговле
Шаг 1: Ваш путь к покупке лучшего онлайн-кассового аппарата начинается с составления списка необходимых вам функций.
Закройте глаза и живо представьте себе работу кассира. Вы можете мысленно занять его место и место клиента. Как организована работа кассира? Что знает кассир? Является ли он профессионалом с опытом работы с различными устройствами или студентом гуманитарного факультета? Говорит ли кассир по-русски в случае проблем? Есть ли менеджер-кассир? Есть ли программист или системный администратор для изменения настроек программного обеспечения и устранения несовместимости или “глюков”? Вы сами что-нибудь понимаете в программном обеспечении?
А как насчет вашего клиента? Готов ли он десять минут ходить вокруг кассы, чтобы купить бургер и колу, ожидая стабильного соединения и чека? Или он может мгновенно сформировать очередь длиной 20 метров? В этом зале люди вообще расплачиваются картой, или у всех только наличные? Нужна ли покупателям лента для выгрузки товаров или все помещается на кассе? Куда клиенты относят свои бутылки вина? А их шубы с этикетками?
Наконец, будут ли курьеры в Якутске или Апатитах возиться на ветру при -45°C, управляя сенсорными смарт-терминалами руками в варежках? Или вы предпочитаете, чтобы ваши клиенты платили заранее на вашем сайте заказов и оплачивали свой собственный контракт виртуальной онлайн-кассы?
Шаг 2: Затем самостоятельно исследуйте рынок кассовых аппаратов, пока не найдете устройство, которое совпадает с вашим списком по функциональности и максимальному количеству позиций. Это не самый короткий путь, но он неизбежен, если вы хотите понимать и контролировать процесс самостоятельно.
Другой вариант – обратиться в организацию, которая продает или сдает в аренду онлайн-кассы. Таким образом, вы сможете получить квалифицированную помощь, сделать свой выбор и получить не только оборудование, но и сопутствующие ему услуги.
Вы можете сделать это с помощью трех типов организаций
Покупка кассовых аппаратов и банковских терминалов у банков. Вы можете купить или арендовать кассовый аппарат или терминал у финансового учреждения и сразу же подключить его. Это делает вас в некоторой степени зависимым от вашего банка, особенно если вы арендуете оборудование. Если вы меняете банк, вам нужно будет вернуть кассовый аппарат, купить новый финансовый накопитель и подключить его к новой организации. Кроме того, у банков обычно нет большого выбора моделей.
Они закупают продукцию у производителей или дилеров. Магазины и сервисные центры, которые также занимаются продажей и арендой кассовых аппаратов, имеют большой выбор моделей и комфортные цены. Они также предлагают подробные консультации и обслуживание. Однако заранее уточните в предполагаемом банке-партнере, можно ли подключить “чужое” оборудование.
Купить у разработчика ОФД или товарную бухгалтерскую услугу. Такие организации предлагают готовые комплекты регистров, дополнительное оборудование, программы для регистров и другое программное обеспечение. Здесь вы можете собрать собственное оборудование и программное обеспечение, получив консультацию. Заранее спросите, смогут ли они помочь вам “обновить” этот набор, если ваш бизнес будет расти.
Важно! Многие дорогие онлайн-кассы позиционируются как “готовые решения”. Покупка кассового аппарата означает покупку бренда и идеологии производителя, а также оплаченного контракта на обслуживание. Вход стоит один рубль, а выход (точнее, переход к новому провайдеру) – два рубля. Поэтому не покупайте “кошачью лапу”, а детально изучите ее. В частности, тщательно разберитесь с несовместимостью программного обеспечения, такого как кассовые аппараты, периферийные устройства, бухгалтерские и учетные системы, поскольку это может быть проблематично.
Шаг 3. Наконец, рассмотрите контракты на техническое обслуживание. Он должен включать такие услуги, как установка и регистрация кассового аппарата, регулярные задачи, такие как чистка и диагностика, аварийный ремонт и возможная модернизация оборудования. Убедитесь, что есть пункт, предусматривающий замену кассового аппарата в случае ремонта сломанного кассового аппарата. Это поможет избежать приостановки продаж или штрафов в случае поломки. И приготовьте деньги. Кстати, если вы покупаете онлайн-кассу, то, скорее всего, будете платить по безналичному расчету, а не на кассе.
Новая онлайн касса для розничной торговли документирует расчеты с покупателями на предприятиях различной специализации. Устройство с фискальным блоком, используемое на основании 54-го Федерального Закона, передает информацию в налоговые органы, обеспечивая полноту внесения платежей.
Какие проблемы решает онлайн касса для розничной торговли
Современные онлайн-кассы для розничной торговли формируют и распечатывают чек в обычной форме, а если потребуется, то передают его покупателю в виде электронного сообщения.
Машина с фискальным блоком, накапливающим и передающим налоговую информацию, легализует денежный оборот, что является важной общегосударственной задачей.
В то же время, надежная онлайн касса для розничной торговли приносит реальную пользу для конкретной торговой сети или отдельного магазина, позволяя:
- использовать наиболее эффективную и доступную кассовую программу, подключенную к Интернету, — регистрирующую продажи в наличной и безналичной форме, возвраты товаров, рассчитывающую сдачу и т.д.;
- применять передовую товароучетную систему, позволяющую автоматизировать управление несколькими торговыми подразделениями;
- внедрять бонусные и скидочные программы на основе карточных продуктов, что способствует увеличению потока покупателей;
- наладить складской учет, закупать товары;
- удаленно контролировать работу кассовых специалистов, персонифицируя их ответственность;
- на основе накапливаемой аналитической информации осуществлять планирование бизнеса на ближайшую и длительную перспективу;
- сократить время, необходимое для согласования налоговых вопросов в фискальных органах, что позволяет сконцентрироваться на решении важных производственных проблем.
Полезные функции кассы для торговли
Выбор онлайн кассы для розничной торговли зависит в основном от количества обслуживаемых покупателей. Российский рынок сложной кассовой техники насыщен устройствами от отечественных и иностранных производителей, полностью соответствующими требованиям нормативной базы.
Можно выделить следующие виды онлайн касс для розничной торговли с фискальным блоком, подходящих для конкретных предприятий:
1. Автономная онлайн касса для розничной торговли для небольшого магазина. Такое устройство, работающее без ПК, оборудовано:
- аккумулятором;
- контрастным монитором;
- программируемой клавиатурой.
Компактный аппарат, органично встраиваемый в рабочее пространство магазина, будет лучшим вариантом для торговой точки с ограниченным ассортиментом и малым количеством покупателей.
2. Фискальный регистратор. Подобная онлайн касса для розничной торговли используется совместно с ПК — она будет лучшим решением для магазина с более насыщенным потоком клиентов и разнообразным ассортиментом.
3. Pos-система. Наиболее производительное кассовое устройство со специализированным ПО. В ее состав может входить компьютер, фискальный регистратор и другие аксессуары, позволяющие повысить пропускную способность кассового узла и качество обслуживания. Без таких онлайн касс для розничной торговли невозможно представить супермаркеты любой специализации.
Кому необходимо купить машины с фискальным блоком
Переход на подобные кассовые устройства начался в 2017 году, затронув основную часть компаний розничного бизнеса.
До первой половины текущего года освобождены от установки онлайн касс для розничной торговли только предприниматели, занимающиеся специфическими видами деятельности, включая реализацию печатной продукции, сделки с ценными бумагами и некоторые другие.
Важно! Нарушение требований 54-го Федерального Закона (отсутствие на предприятии сертифицированного устройства), влечет за собой существенные штрафные санкции.
Читайте больше про онлайн кассы по этой ссылке.
.jpg)