Современные контрольно-кассовые машины обладают функцией фиксирования проводимых операций, что дает возможность осуществлять контроль над правильностью внесения налоговых платежей в бюджет. Данная задача возложена на специальный блок — электронную контрольную ленту защищенную (ЭКЛЗ), входящую в состав ККМ. ЭКЛЗ надежно фиксирует информацию о пробитых чеках, регистрационных данных и закрытых рабочих сменах.
Блок с гарантийным сроком, составляющим 1 год, может использоваться в составе кассовой машины на протяжении 13 месяцев с момента ее активации, после чего работа ККМ будет заблокирована автоматически. Для недопущения блокировки электронной ленты ее нужно заблаговременно заменить.
Документы, необходимые для замены ЭКЛЗ
Для замены ЭКЛЗ владельцу кассовой машины необходимы следующие документы:
- заявление на замену установленной формы;
- регистрационная карточка на данное техническое средство;
- журналы кассира и учета вызовов технических специалистов;
- договор на обслуживание с центром технического обслуживания;
- паспорт кассового аппарата;
- первый экземпляр и копия паспорта версии;
- отчет (первый экземпляр и копия) о последнем погашении (Z-отчет);
- доверенность на проведение операции, в случае осуществления замены не владельцем машины;
- заключение о необходимости замены блока, предоставляемое ЦТО;
- паспорт и отчет по электронной ленте (выдаются центром);
- 3 экземпляра акта по форме КМ-2 и акт на прием-передачу электронной ленты (выдаются центром);
- печать для оформления пакета документов (кроме индивидуальных предпринимателей).
В практической деятельности данный полный пакет документов зачастую не требуется налоговыми органами.
Основные требования по заполнению журнала кассира-операциониста
Одним из наиболее важных документов, необходимых для оформления ЭКЛЗ, является журнал кассира-операциониста. Эта форма учитывает кассовые операции по поступлению и расходованию денег в каждом кассовом аппарате и регистрирует показания счетчиков. Документ обязательно должен быть прошнурован, страницы пронумерованы. Журнал визируется руководителем и главным бухгалтером предприятия, налоговым инспектором и скрепляется печатью.
Отчетная форма ведется кассовым специалистом в регулярном режиме без подчисток. В случае необходимости внесения исправлений, они в обязательном порядке должны оговариваться и заверяться подписями руководителей и ответственных лиц предприятия.
Точные данные на начало текущего рабочего дня заносятся в журнал (графы 7 и 8) и заверяются дежурным администратором и кассиром. В 4-й графе учетной формы заносятся суммы возвращенных покупателями чеков (подтверждаемых соответствующим актом) и чеков с нулевыми оборотами.
После окончания рабочей смены кассовый специалист оформляет отчет и на основании кассового ордера сдает всю выручку старшему кассиру. Затем уточняются показания счетчиков, сумма выручки и делается запись в журнале кассира с визированием всех ответственных лиц. В случае если данные на ЭКЛЗ и сумма выручки не совпадают, обязательно должны быть выявлены причины данного несоответствия. При определении недостачи или излишков информация также фиксируется в конкретных графах формы.
Порядок заполнения журнала при замене ЭКЛЗ
В процессе замены электронной ленты должны быть заполнены 3 Z-отчета, в одном из которых фигурирует информация о тестовой продаже (в данном примере на 1руб. 05 коп.). Имея ввиду, что каждый отчет отражается отдельной записью в форме, в случае, если в течение рабочей смены было снято более одного отчета, количество записей должно совпадать с количеством отчетов. Появление записей с одинаковыми датами не является нарушением законодательных актов и правил эксплуатации кассовой машины.
В данном примере производятся 3 записи в журнале:
– Z-отчет и размер выручки перед заменой электронной ленты;
– Z-отчет и тестовая сумма в 1 руб. 05 коп.;
– Z-отчет и размер поступления в кассу после замены электронной ленты.
Данные о 1-м и 3-м Z-отчетах двумя строчками нужно будет внести в форму КМ-6 (справку-отчет кассового специалиста).
Второй тестовый Z-отчет на сумму 1 руб. 05 коп. в данной форме не отражается, т.к. эта операция является проверочной или технологической.
В 3 строчке справки должен быть отражен общий итог поступившей выручки за рабочую смену. Следует учесть, что в Z-отчет, фиксирующий сумму после замены электронной ленты, будет входить и сумма тестовой операции (1 руб. 05 коп.), которая не будет учитываться в сумме торговой выручки. Этот факт будет подтвержден актом (предоставляемым в налоговую инспекцию (форма КМ-2) в виде копии) о снятии данных денежных счетчиков при отправке ККМ для ремонтных работ и возврате ее в торговую организацию. Копию второго Z-отчета лучше продублировать в виде ксерокопии, т.к. термохимическая бумага имеет свойство выгорать на свету, что может привести к потере важных сведений.
Заполнение граф журнала кассового специалиста осуществляется следующим образом:
1. Отражение Z-отчета и полученной выручки от реализации до замены электронной контрольной ленты защищенной:
– в первой и второй графе записывается дата снятия Z-отчета и номер отдела;
– в пятой графе фиксируется номер Z-отчета;
– в шестой графе отражаются остатки со счетчиков перед началом рабочей смены;
– в девятую графу вписывается сумма выручки перед оформлением замены электронной контрольной ленты;
– в графах 10-11 и 14 вносятся данные об остатках на время замены блока ЭКЛЗ (данная сумма получается как разница между данными, отраженными в девятой и шестой графах).
2. Отражение Z-отчета с тестовой суммой 1 руб. 05 коп.:
– в первой графе записывается дата фиксирования Z-отчета;
– во вторую графу вносится номер отдела;
– в пятой графе кассир отражает номер Z-отчета;
– шестая графа фиксирует данные счетчиков во время замены электронной контрольной ленты;
– в девятой графе проставляется общая сумма (включающая данные снятого тестового Z-отчета);
– в десятой графе отражается сумма тестирования (1 руб.05 коп.).
Следует обратить внимание, что сумму для тестирования ЭКЛЗ не вносится в графы 11 и 14, т.к. наличные деньги в кассу фактически не вносились. Технологическая сумма в 1 руб. 05 коп. заносится в графу 15, она не входит в налогооблагаемую базу и не принимается во внимание бухгалтерским учетом.
3. Отражение Z-отчета и величины выручки от реализации после замены электронной ленты:
– первая, вторая и пятая графа заполняется так же, как в п.2;
– в шестую графу вносятся показания счетчиков после замены
электронной ленты;
– в девятой графе записывается данные счетчиков после окончания
рабочей смены;
– в графы 10-11 и 14 вносятся суммы выручки от реализации после замены
контрольной ленты.
.jpg)