Подключение к системе ЭДО: зачем бизнесу электронный документооборот, как выбрать и настроить?
Система электронного документооборота ( ЭДО ) ‒ не только эффективный инструмент для автоматизации большинства бизнес-процессов, включая внутренний и внешний документооборот, но и необходимость: часть отчетных документов, предоставляемых в государственные структуры, принимается исключительно в электронном виде при посредничестве системы ЭДО.
О том, что такое ЭДО, его разновидностях, принципах работы и особенностях настройки, читайте в нашей статье.
Содержание.
Что такое электронный документооборот?
Зачем бизнесу автоматизированный документооборот?
Основные функции оператора документооборота.
С какими документами можно работать в системе автоматизированного документооборота?
Виды электронного документооборота.
Как работает документооборот?
Плюсы и минусы системы электронного документооборота.
Как выбрать систему электронного документооборота?
Что нужно для работы с автоматизированным документооборотом?
Как настроить электронный документооборот?
Что такое ЭДО?
ЭДО ‒ это сокращение от словосочетания «электронный документооборот». Под данным словосочетанием понимают набор средств и каналов телекоммуникации, позволяющих пользователям обмениваться электронными версиями документов. При этом в отличие от, например, обычной электронной почты, все файлы, передающиеся внутри системы от одного пользователя к другому, имеют юридическую силу. Все акты, отчеты, договора и пр. удостоверяются с помощью сертифицированной электронной подписи, подлинность которой проверяется при передаче контрагенту внутренними алгоритмами системы. Система ЭДО в обязательном порядке должна иметь аккредитацию и разрешение на осуществление деятельности.
Купить систему ЭДО следует прежде всего потому, что это максимально удобно. У предпринимателя отпадает необходимость в распечатывании документа и затрачивании бюджета на его доставку. Кроме того, процесс согласования и оформления сделок с системой ЭДО занимает значительно меньше времени: контрагент получает подписанный документ через несколько секунд после отправки.
Купить систему ЭДО могут как небольшие компании, так и представители крупного бизнеса. В любом случае, выгоды от его использования очевидны. Более подробно о том, зачем бизнесу документооборот ЭДО поговорим в следующем разделе.
Зачем бизнесу нужен ЭДО?
Современные торговые компании, производители и поставщики товаров все больше стремятся к максимальной автоматизации своего бизнеса. С развитием ИТ-сферы перед предприятиями открылись принципиально новые возможности по изучению потребностей потребителя, характеристик продуктов, анализу цен, поиску аналогов и их поставщиков. Возможность заготовить шаблоны документов для тех или иных случаев, значительно ускорила работу компаний и позволила существенно экономить временные и денежные ресурсы.
До недавнего времени одним из ключевых факторов, тормозящих дальнейшую автоматизацию, оставалась необходимость подписания распечатанных документов. Время уходило на согласование, доставку и юридическую проверку печатных актов. Процесс мог занимать от нескольких дней до нескольких недель.
Возможность купить систему ЭДО открыла перед российскими компаниями новые горизонты и возможности:
Благодаря введению документооборота ЭДО, бизнес избавился от необходимости оформления бумажных документов. Это позволило сократить расходы на расходные материалы и экономить полезную площадь в помещениях, отведенных ранее под архивы.
Существенная экономия временных ресурсов, которые ранее уходили на долгое согласование, доставку и подписание документов. Документооборот ЭДО позволяет обмениваться файлами, имеющими юридическую силу, за считанные секунды.
Устранение проблемы хранения и поиска нужных документов. Более того, хранящиеся в базе акты, в отличие от их бумажных аналогов, невозможно потерять.
Высокий уровень безопасности осуществления сделок. Все виды документов, передающиеся через систему ЭДО, в обязательном порядке удостоверяются с помощью квалифицированной электронной подписи. Кроме того, в процессе обработки система осуществляет шифрование материалов и обеспечивает защиту от злоумышленников.
Существенной проблемой при распространении электронного документооборота на сегодняшний день остается высокий уровень недоверия к данному инструменту со стороны предпринимателей и представителей государственных структур. Однако его преимущества не вызывают сомнений, поэтому эксперты считают, что уже в ближайшее время большинство российских предпринимателей все же придут к решению купить систему ЭДО.
Особо следует подчеркнуть, что купить систему ЭДО в ряде случаев является необходимостью. Например, сдать отдельные виды отчетных документов (в частности, бухгалтерских отчетов или налоговых деклараций) в настоящее время возможно исключительно в электронном виде, подключив компанию к системе электронного документооборота.
Купить систему ЭДО по низкой цене вы можете на сайте компании «Рустехпром».
Своевременное следование последним изменениям в законодательстве, оказывающем влияние на формат документации;
Взаимодействие с налоговыми органами;
Проверка действительности используемого сертификата электронной подписи.
С какими документами можно работать в ЭДО?
Приняв решение купить систему ЭДО и подключить к ней организацию, предприниматель получает возможность практически полностью отказаться от бумажной отчетности. Электронный документооборот позволяет работать с такими видами материалов, как: накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, различные виды договоров, ветеринарные сертификаты и так далее.
Отчетные материалы в электронном виде весьма удобны не только в хранении и передаче, но и в обработке. В любой момент времени оператор может получить доступ к нужному акту, быстро заполнить уже существующий шаблон или отредактировать текст в соответствии с новыми исходными данными.
Следует учитывать, что для таких материалов, как счета-фактуры, акты выполненных работ или товарные накладные налоговой службой РФ были разработаны специальные форматы электронных документов. Для других (например, договоров или официальных писем) форматы не установлены. Обмениваться ими можно в любом удобном разрешении pdf, doc и пр.
Какие требования действуют в отношении электронных документов?
Действующее российское законодательство устанавливает особые требования к оформлению электронной документации. В зависимости от вида информационного материала их разделяют на 3 большие группы:
Общие, касающиеся в основном формы и содержания.
Устанавливающие правила для определённого типа электронной документации. Например, требования, предъявляемые к работе с электронной подписью.
Узкоспециализированные правила для определённых конкретных категорий и видов файлов. Такие требования, как правило прописаны в особых нормативно-правовых актах.
Один из видов отчетной документации, в отношении которой действуют особо жесткие требования оформления, ‒ счет-фактура. При отправке такого акта следует учитывать, что, согласно ст. 169 НК РФ, в электронном виде он может использоваться только при наличии обоюдного согласия сторон. Кроме того, счет-фактура в электронном виде должна соответствовать следующим нормам:
Отправляться контрагенту через систему ЭДО (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 г. № 174н). Нельзя использовать для отправки электронную почту.
Соответствовать установленному формату. Нельзя отправлять отсканированный документ.
Какими должны быть облик и формат электронных документов?
В настоящее время нет четко определенных норм относительно внешнего вида электронной документации. Оформление отдается на усмотрение составителя за некоторым исключением (например, форма счет-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137, А вот в отношении формата государство предъявляет некоторые требования. Так формат информации, передающейся через систему ЭДО, утверждён Приказом ФНС от 19 октября 2018 года № ММВ-7-6/602@. При этом нормативно-правовой акт регулярно подвергается изменениям в соответствии с вновь принимаемыми законами и подзаконными актами.
По сравнению с документацией на бумажных носителях, ее электронные аналоги имеют некоторые специфические особенности. Среди них мы хотели бы отметить следующие:
Для того, чтобы файл вступил в юридическую силу, достаточно подписи лишь одной стороны. При этом важно проверить наличие в документе всех необходимых реквизитов. Например, такая схема работы задействована при продаже товаров в магазине. Ведь покупатели не подписывают электронный кассовый чек.
Электронные материалы заверяются при помощи квалифицированной или простой электронной подписи. Это некий зашифрованный ключ, выданный его владельцу удостоверяющим центром ФНС. Подлинность такого ключа проверяется оператором системы ЭДО в автоматическом режиме сразу после того, как заверенный файл отправлен адресату.
Российское законодательство не содержит каких-либо указаний относительно того, как именно нужно проставлять дату подписания электронного носителя информации. Однако операторы систем ЭДО по умолчанию фиксируют ее таким образом, чтобы пользователь знал, когда подписанный файл вступил в силу. При этом за дату вступления в силу определенных обязательств между контрагентами берется число передачи прав хозяйствования. Например, если магазин получил товар 12 октября, а договор о передаче прав собственности подписали только 28 октября, в документе обязательно прописывается дата получения товара покупателем.
В зависимости от типа обрабатываемых документов документооборот ЭДО делится на несколько видов.
Виды электронного документооборота ЭДО.
В настоящее время специалисты склонны выделять 2 основные классификации электронного документооборота.
В зависимости от разновидности обрабатываемых актов ЭДО может быть:
кадровый (личные дела работников, приказы об отпусках);
складской (накладные, акты);
архивный (каталоги и другие классификаторы отчетных материалов).
Несмотря на то, что приведенная классификация весьма очевидна, большей популярностью у специалистов пользуется систематизация в зависимости от сферы правовых отношений, присутствующей между участниками документооборота. Выделяют:
внутренний ЭДО;
внешний ЭДО;
ЭДО для обмена материалами с государственными структурами.
Остановимся на каждой из представленных разновидностей более подробно.
Внутренний электронный документооборот ЭДО.
Исходя из названия внутренний ЭДО включает в все отчетные материалы, движение которых осуществляется внутри организации между ее различными структурными подразделениями. Такой документооборот может затрагивать всех сотрудников компании: менеджеров, бухгалтеров, специалистов по подбору персонала, руководителей, технических специалистов и др. С его помощью поддерживается максимально эффективная и слаженная работа сотрудников и отделов. Руководители получают возможность контролировать время и качество выполнения поручений, а сотрудники ‒ получать актуальную информацию и доступ к необходимым материалам в режиме реального времени.
Какие документы относятся к внутреннему электронному документообороту ЭДО?
уставы;
приказы;
инструкции;
положения о структурных подразделениях;
технические документы;
протоколы совещаний;
заявления;
служебные записки.
Данные виды информационных материалов предназначены исключительно для внутреннего использования и никогда не покидают границы предприятия.
Для подтверждения юридической силы внутренних материалов, как правило, применяется УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись).
Купить систему ЭДО для обеспечения внутреннего электронного документооборота, следует сразу по нескольким причинам, среди которых мы считаем важным отметить следующие:
ускорение работы с документацией,
упрощение поиска нужной информации внутри компании,
снижение расходов на закупку бумаги, чернил для принтеров и других расходных материалов,
увеличение количества свободного пространства в офисе,
история ведения документации,
доступность электронной базы в любое время дня и ночи,
возможность просмотра одних и тех же файлов сразу несколькими сотрудниками,
снижение риска утраты или порчи документации,
возможность классификации материалов по тому или иному признаку,
автоматизация работы предприятия,
возможность использовать готовые шаблоны для создания новых типовых отчетных материалов,
возможность отслеживать работу сотрудников в онлайн-режиме.
Система внутреннего электронного документооборота ЭДО позволяет сотрудникам разных департаментов легче контактировать друг с другом, что значительно ускоряет не только процессы согласования документации, но и оптимизирует работу компании в целом.
Кто работает с внутренним документооборотом ЭДО?
Сотрудники отдела HR (электронные трудовые книжки, кадровый учёт, приказы о зачислении на работу, переводе или увольнении, различные поручения);
Менеджеры склада ( с помощью ЭДО оформляется отчетность о проведенной инвентаризации, акты о приемке или списании товаров);
Руководящий менеджмент (организационная и распорядительная документация);
Сотрудники бухгалтерии (различные виды финансовой отчетности) и других отделов.
Ряд экспертов также выделяет в отдельную группу, так называемый, «обеспечивающий документооборот». В этом понятие включают не только внутреннее делопроизводство компании, но и систему управления информацией, носящей нормативно-справочный характер.
Внешний электронный документооборот ЭДО.
Внешний электронный документооборот ЭДО включает в себя все типы документации, которая используется компанией для обмена с контрагентами, поставщиками, клиентами и контролирующими структурами. Этом могут быть договора, счета-фактуры, различные накладные, отчетные документы, сертификаты, декларации, акты и пр.
Кто участвует во внешнем электронном документообороте ЭДО?
Компания, осуществляющая создание и передачу документации.
Предприятие, получающее отправленный с помощью системы ЭДО акт.
Оператор системы ЭДО. Организация, имеющая особую аккредитацию и предоставляющая участникам обменного процесса площадку для передачи документации.
Государственный регулятор, которому оператор передаёт информацию об осуществленных сделках и переданной документации.
В центр поместить аббревиатуру, по кругу расположить участников процесса в кружочках.
В зависимости от того, кем является оппонент предприятия при обмене документацией, специалисты склонны выделять электронный документооборот ЭДО подвида «бизнес-бизнесу» и «бизнес-государству». В первом случае, через систему ЭДО осуществляется взаимодействие с контрагентами (подписание договоров, передача накладных и пр.), а также осуществление деятельности на электронных торговых площадках. Во втором случае, купить систему ЭДО необходимо для передачи на рассмотрение контролирующих государственных органов отчетных документов, осуществление взаимодействия с судебными органами и федеральными службами, документации, сопровождающей осуществление госзакупок.
Как работает документооборот ЭДО?
Все системы ЭДО, вне зависимости от оператора, предоставляющего подобные услуги, работают по одной и той же схеме. Однако, прежде чем остановиться на процессе обмена файлами, разберемся с основным понятием электронного документооборота.
Под электронным документом в данном случае подразумевают не просто файл на компьютере, а источник информации, заверенный с помощью усиленной квалифицированной подписи (УКЭП). Такой текст не требуется переносить на бумажный носитель для предоставления контрагентам или государственным службам. В электронном виде он считается юридически значимым, то есть имеет полную юридическую силу.
Итак, как же выглядит схема обмена документацией с помощью системы ЭДО?
Организация под номером 1 формирует документ определенного вида (создает с нуля или загружает на компьютер уже существующий файл).
Ответственное лицо подписывает документацию с помощью КЭП и осуществляет ее отправку контрагенту.
Получатель сможет ознакомиться с переданным файлом уже через несколько секунд после отправки.
Далее возможны 3 возможных пути развития событий:
Если получатель утверждает полученный акт и подписывает его своей КЭП, отправитель получает уведомление и подписанный документ.
Если получатель отклоняет файл, он обязан указать причину, по которой он это сделал.
Если получатель считает, что документация требует доработки, он отклоняет подписание полученного файла и указывает в комментариях необходимость внесения правок. Отправитель может внести изменения в уже существующий проект, либо создать новый.
Особо следует подчеркнуть, что при использовании системы ЭДО оператор гарантирует участникам проверку отправленного документа на соответствие установленным требованиям и достоверность использованной квалифицированной подписи, а также обеспечивает защиту информации от утечек.
Все участники электронного документооборота могут отслеживать статус исходящих и входящих файлов: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
Документооборот считается завершенным только в том случае, когда контрагент получил отправленную документацию, а оператор системы ЭДО зафиксировал этот факт.
Плюсы и минусы системы ЭДО.
Преимущества
Недостатки
Снижение временных затрат на согласование, доставку и подписание документации.
Обеспечение возможности доставлять определенные виды отчетных документов в соответствии с действующим законодательством.
Обеспечение юридического веса передающихся текстов.
Более прозрачный документооборот.
Возможность отслеживать работу сотрудников в режиме реального времени.
Автоматизация бизнеса.
Оптимизация работы сотрудников.
Высокая защищенность передаваемых файлов.
Наличие электронного архива и возможность получить доступ к любому файлу в любое время.
Более простое взаимодействие с государственными органами и службами.
Снижение количества ошибок в документах за счет встроенной функции проверки.
Необходимость закладывать бюджет на оплату платы.
Возможность возникновения проблем при передаче документации на систему ЭДО другого оператора.
Как выбрать систему ЭДО?
В настоящее время существует множество операторов, предоставляющих клиентам доступ к Системам ЭДО собственной разработки. При этом на рынке явно прослеживается тенденция к всеобщему переходу бизнеса и государственных структур на использование этого максимально удобного сервиса, позволяющего автоматизировать работу с электронной документацией и оптимизировать ресурсы пользователей.
Несмотря на то, что основной принцип работы систем ЭДО остается неизменным, создатели пытаются улучшить и выделить свой продукт среди аналогов. Чтобы выбрать оптимальный для бизнеса инструмент, профессионалы советуют ориентироваться на следующие критерии:
Функционал системы.
Обратите внимание на то, с какими типами документации способна работать Система ЭДО, а также на то, какие дополнительные возможности она предоставляет для пользователя. Несомненным плюсом будут: возможность использовать готовые шаблоны, добавлять и редактировать бланки пользователей и пр.
Также преимуществом является возможность ознакомиться с функционалом системы бесплатно (так называемый, «пробный период»).
Удобства клиенту добавит и возможность дистанционно оформить электронную подпись у того же оператора.
Обратите внимание! С 1 марта 2023 года действуют Единые требования к составу и формату электронных документов, в соответствии с Приказом Минтруда России от 20.09.2022 №578н.
Стоимость тарифного плана.
Цена системы ЭДО практически полностью зависит от количества обрабатываемых за определенный период (как правило, месяц) документов и выбранных дополнительных опций. При этом расчет стоимости услуг производится индивидуально в каждом конкретном случае.
Техническая поддержка и сервисное обслуживание.
Техническая поддержка и клиентоориентированность провайдера ‒ один из ключевых факторов при выборе системы ЭДО. Оценить качество обслуживания и скорость решения возникающих при работе проблем и вопросов можно, обратившись к отзывам реальных пользователей в сети Интернет.
Простота эксплуатации.
Простота эксплуатации подразумевает, что для освоения основного функционала системы ЭДО пользователю не потребуется длительное специальное обучение.
Кроме того, данный параметр включает в себя возможность использования системы ЭДО в онлайн-режиме или при установке на конкретное устройство. В первом случае, доступ к систем может получить любой, кто обладает логином и паролем.
Роуминг.
Под словом «роуминг» в данном случае специалисты понимают возможность системы ЭДО отправлять документацию контрагентам, которые пользуются электронным документооборотом другого оператора.
Также роуминг потребуется при передачи отчетов в государственные структуры или для более эффективного взаимодействия с другими работодателями.
6. Возможность интеграции с учетными программами.
Чтобы избежать проблем при использовании электронного документооборота, следует обращать внимание на совместимость выбранной системы с другим программным обеспечением, применяемым в рамках предприятия.
7. Мобильное приложение.
Наличие удобного мобильного приложения ‒ существенное преимущество системы ЭДО. Оно позволяет получать доступ к нужным документам в любом удобном месте.
Следует отметить, что достаточно часто встречается ситуация, когда владелец компании принимает решение купить систему ЭДО, исходя из того, систему какого оператора используют его партнеры. Даже если такой выбор идет в разрез с его ожиданиями. Это объясняется тем, что несмотря на развитость современных систем, все же существует риск возникновения ситуаций, когда документация не может быть отправлена от одного провайдера другому.
Сегодня существуют 10 компаний, предоставляющих клиентам услуги электронного документооборота. При этом на официальном портале ФНС любой желающий может ознакомиться с полным списком провайдеров ЭДО федерального уровня.
Что нужно для работы с ЭДО?
Для работы с электронным документооборотом потребуется:
Купить, подключить и настроить систему ЭДО.
Обеспечить персонал современными компьютерами или ноутбуками, отвечающими требованиям оператора системы ЭДО.
Подключить технику к сети Интернет.
Оформить квалифицированную электронную подпись. Она потребуется для подтверждения подлинности документации и придания текстам юридической силы.
Как настроить ЭДО?
Внедрение электронного документооборота может показаться трудоемким и времязатратным мероприятием для тех, кто привык работать с бумажными носителями информации. Однако данные опасения безосновательны. Сегодня начать использовать систему ЭДО просто, как никогда.
Для того, чтобы внедрить систему ЭДО необходимо пройти процедуру регистрации на сайте оператора услуг, оформить квалифицированную электронную подпись и оплатить абонемент на использование системы.
Следует отметить, что сегодня многие провайдеры предоставляют новым клиентам довольно длительный пробный период использования системы ЭДО. Он может включать до 50 бесплатных обменов файлами. Такого объема небольшой компании будет вполне достаточно для обеспечения эффективной работы в течение нескольких месяцев.
При необходимости клиенты могут запросить у оператора вместе с доступом к системе оформление электронной подписи. В зависимости от нужд компании и выбранного типа ЭДО, она может быть квалифицированная, неквалифицированная и простая. Первая придает всей документации юридическую значимость и является обязательной при обмене файлами с контрагентами или государственными организациями и службами. Получить такую можно только в удостоверяющем центре ФНС России. Вторая может использоваться для оформления и визирования внутренних информационных материалов, однако не придает им юридической силы. Такую КЭП можно получить в любом аккредитованном УЦ. Третья ‒ позволяет идентифицировать каждого сотрудника, имеющего необходимые для подписания внутренней документации полномочия.
Отметим, что уникальный ключ потребуется каждому служащему организации, который имеет доступ к подписанию договоров, актов, счетов-фактур и пр.
Если предприниматель задумался о необходимости купить систему ЭДО, он может выбрать один из 3 возможных путей использования системы:
через веб-клиент;
объединить систему ЭДО с использующейся на предприятии учётной системой;
интегрировать систему внешнего электронного документооборота с уже имеющейся системой внутреннего ЭДО.
Выбор зависит не только от пожелания владельца компании, но и во многом от направления движения документации (внешняя/внутренняя), объема входящих и исходящих файлов, наличия или отсутствия внутренних систем учета.
При необходимости подключения компании к системе ЭДО, обращайтесь к специалистам компании «Рустехпром». Они помогут выбрать оптимальный продукт для вашего бизнеса и возьмут на себя все хлопоты по переводу предприятия на электронный документооборот.
.jpg)