Регистрация онлайн-кассы в ФНС 2022

После внесенных в Федеральный закон 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» поправок 2016 года, на территории Российской Федерации начался постепенный переход на использование кассовых аппаратов нового образца. Они отличались от касс с ЭКЛЗ наличием фискального накопителя и обеспечивали возможность передачи данных в ОФД и ФНС в режиме реального времени.

На сегодняшний день применять онлайн-кассы обязаны все индивидуальные предприниматели и юридические лица, принимающие оплату от физических лиц. Однако купить онлайн-ККТ недостаточно. Важно правильно провести процедуру регистрации.

В нашей статье расскажем о том, как поставить онлайн-кассу на учет в налоговой службе в 2022 году.

Кому нужна регистрация кассы

Согласно действующему законодательству купить онлайн-кассу и применять ее при расчетах с клиентами обязаны все ИП и организации, принимающие оплату за товары и услуги наличными или банковской картой.

В ст.2 54-ФЗ выделено несколько категорий бизнеса, для которых приобретение ККМ не является обязательным.

ИП и организациям не потребуется приобретать и регистрировать онлайн-кассу, если:

1. Торговая деятельность осуществляется в труднодоступных местностях (список данных территорий формируется местными органами власти).
2. Бизнес работает в местности, отдаленной от сетей связи.
3. Самозанятые граждане. Платежи фиксируются в специальном приложении «Мой налог» либо в личном кабинете на портале ИФНС России.
4. В качестве системы налообложения ИП выбран НПД.
5. У предпринимателя оплачен (оформлен) патент в отношении льготного вида деятельности, указанного в п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 23.11.2020) “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”.
6. Все операции проводятся безналичным способом (за исключением банковских карт). Все денежные операции по платежным поручениям или заявки на кассовый расход в данном случае должны проходить через казначейство или банк.
7. Расчеты осуществляются через платежных агентов. В таком случае обязанность пробивать чеки ложится на агента.

Что необходимо для регистрации онлайн-кассы

Прежде чем подавать документы на регистрацию кассы, предпринимателю требуется основательно подготовиться.

Первым делом следует закупить всю необходимую для полноценной работы технику:

1. Онлайн-кассу.

При выборе кассового аппарата важно обращать внимание не только на технические характеристики девайса, но и на юридическую сторону вопроса. Согласно действующему законодательству на территории Российской Федерации допускается использование только ККТ, внесенных в специальный реестр ИФНС. Ознакомиться с ним можно на официальном интернет-портале ведомства.

2. Фискальный накопитель.

ФН – небольшое девайс, главными функциями которого являются: фискализация, шифрование и хранение, а также передача показаний о кассовых операциях в ОФД и ИФНС.



ФН бывают 2-х видов: на 15 и на 36 месяцев. При этом объём внутренней памяти ФН рассчитан на 250 000 фискальных документов, вне зависимости от срока действия.

Выбор ФН зависит прежде всего от объема пробиваемых в торговой точке чеков, характера реализуемой продукции и выбранной системы налогообложения:

• В ст. 4.1 п. 6 54-ФЗ указано, что ООО и ИП, работающие в сфере услуг и выбравшие в качестве системы налогообложения они выбрали ПСН (патент), ЕСХН (для производителей сельскохозяйственных товаров), УСН обязаны применять ФН на 36 месяцев.
• При реализации подакцизных товаров возможна покупка ФН с любым сроком службы. Однако его замена должна быть произведена не реже, чем раз в 410 дней.
• При осуществлении деятельности в труднодоступных районах и местах, отдаленных от сетей связи, замена ФН должна произойти спустя 560 дней после начала использования.

Список аппаратов по фискализации чеков, разрешенных для использования, определяется ИФНС в соответствии со ст.3 ФЗ № 54 и заносится в специальный реестр.

Важно! С 6 августа 2021 года регистрация онлайн-кассы возможна только с новым видом накопителей формата ФН-М. Создать учетную запись для ККТ старого образца не получится. Новые правила обязательны для всех категорий бизнеса, не зависимо от рода деятельности. Старый ФН можно использовать до окончания срока его действия (письмо ФНС от 27.05.2021 № АБ-4-20/7308).

3. Внешние устройства.

Для более эффективного ведения торговли могут потребоваться: терминал эквайринга, сканер штрих-кодов, принтер этикеток, денежный ящик и пр.

Важно продумать и способ подключения онлайн-кассы к сети Интернет. Передача показаний может быть организована:

1. По локальной сети (проводное соединение).
2. Посредством Wi-Fi-роутера или через Сим-карту.

Кабельный метод является более надежным и подходит для стационарных точек продаж. Беспроводное соединение является необходимостью при организации мобильной торговли.

Для обеспечения более качественной и надежной отправки информации в контролирующие органы стоит позаботиться о наличии нескольких видов соединения.

Этапы подготовки к регистрации онлайн-кассы

Чтобы создать учетную запись ККМ, мало купить технику. Для проведения процедуры должны быть оформлены электронная квалифицированная подпись, договора с ОФД.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

КЭП представляет собой электронный документ, созданный путем криптографического преобразования данных и сертифицированного закрытого ключа. Данный вид подписи имеет строгие правила оформления, гарантировано подтверждает свою принадлежность юридическому или частному лицу, принимается государственными и коммерческими организациями.

Удостоверяющий центр, выдающий КЭП, в обязательном порядке должен иметь аккредитацию в Минкомсвязи. Список данных организаций можно посмотреть на официальном сайте Министерства.

КЭП понадобится пользователям онлайн-касс не только при постановке оборудования на учет, но и при других операциях, связанных с обслуживанием ККМ:

1. Регистрация, редактирование учетной карточки и снятие кассового аппарата с баланса онлайн.
2. Замена ФН.
3. Заключение или приостановление действия договора с Оператором ФД.
4. Для торговли маркированными или подакцизными продуктами.

Не стоит забывать и о том, что сертификат КЭП требует ежегодного обновления. А также то, что устанавливать квалифицированную электронную подпись важно на тот компьютер, с которого планируется заключать договор с ОФД и регистрировать онлайн-кассу в контролирующих органах. Это позволит избежать проблем при оформлении документов и дальнейшей работе.

Заключение договора с ОФД

ОФД или Оператор фискальных данных – организация, созданная для обработки чеков, поступающих с онлайн-кассы, и передачи их в ИФНС.

Согласно ст. 4.5 54-ФЗ Оператор фискальных данных должен:

• Иметь заключение экспертной организации о соответствии нормативам применяемых технических средств;
• Обладать действующей лицензией на ведение данного рода деятельности;
• Обладать сайтом, на котором в свободном доступе размещена форма типового договора на оказание услуг;
• Осуществлять обработку и проверку данных, поступивших от онлайн-кассы в режиме реального времени;
• Взаимодействовать с ИФНС РФ;
• Защищать фискальные документы от корректировок и хранить их на протяжении 5 лет;
• Извещать ИФНС о документах, не прошедших контроль.

Разрешение на осуществление деятельности ОФД выдает налоговая служба. При этом на сайте ФНС можно изучить соответствующий реестр организаций с действующим разрешением.

Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Остановимся на каждом способе регистрации онлайн-касс более подробно.

Как зарегистрировать кассовый аппарат онлайн

Регистрация онлайн-кассы в налоговой службе посредством подачи заявления в электронном виде регулируется приказом ФНС РФ № ЕД-7-20/69 от 04.02.20.

Кроме того, начиная с 1 марта 2022 года согласно приказу ФНС № ЕД-7-20/798@ «Об утверждении порядка ведения кабинета контрольно-кассовой техники» от 8 сентября 2021 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны передавать через Личный кабинет онлайн-кассы электронные документы в случае:

• Регистрации и перерегистрации кассового аппарата.
• Снятия кассы с учета.
• Сдачи отчетности о регистрации или перерегистрации онлайн- кассы.
• Информации о закрытии ФН.
• Поступления от ФНС запроса на предоставление тех или иных сведений.
• Отправки обращений и иных документов, в соответствии с 54-ФЗ.

Новые правила ведения Личного кабинета онлайн-кассы будут функционировать до 1 марта 2028 года.

Чтобы поставить технику на баланс без посещения отделения ФНС требуется выполнить несколько простых действий:

• Шаг 1. Покупка электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись необходима не только для регистрации онлайн-кассы в ИФНС, но также для заключения договора с ОФД и проведения множества других операций, касающихся использования кассового оборудования и юридического подтверждения действий ИП или юридического лица в интернете.

• Шаг 2. Оформление договора с ОФД.

ОФД – посредник между владельцем онлайн-кассы и налоговой службой. Договор с ним является одним из важнейших инструментов, позволяющих вести торговую деятельность в рамках существующего законодательства.

Выбрать ОФД можно из специального реестра ИФНС, опубликованного на официальном портале ведомства.

Стоит внимательно изучить ценовую политику организации, выбрать один из представленных тарифов и срок действия контракта.

Подключение к ОФД происходит в несколько этапов:

1. Покупка онлайн-кассы.
2. Оформление КЭП.
3. Выбор Оператора ФД.
4. Заполнение заявки на подключение на официальном сайте компании, либо самостоятельное оформление лицензии (внесение данных в бланк договора и оплата счета онлайн).
5. Поставка кассового аппарата на учет, используя данные ОФД, указанные в договоре (ИНН, URL-адрес, название и т. д.)

После получения карточки о постановке ККМ на учет в ФНС, пользователь должен выполнить вход на сайте оператора, используя полученный регистрационный номер, и добавить кассу через настройки личного кабинета.

Обратите внимание! В случае ведения предпринимательской деятельности в удаленном от связи регионе, заключение контракта с ОФД не обязательно. Однако регистрация ККТ в налоговой в 2022 году все равно должна быть пройдена в обязательном порядке.

• Шаг 3. Создание личного кабинета на сайте ФНС.

Для того, чтобы оформить регистрацию кассового аппарата онлайн, необходимо пройти процедуру регистрации и создать Личный кабинет пользователя на официальном портале ИФНС.

При оформлении учетной записи следует выбрать категорию налогоплательщика (ИП, физическое или юридическое лицо), ввести логин и пароль. Также можно осуществить вход в личный кабинет, используя возможность входа через госуслуги или электронную подпись.

Кроме подачи электронных документов на регистрацию ККМ, личный кабинет на сайте налоговой службы понадобится также для:

1. Оплаты налогов и пошлин.
2. Расчета стоимости патента.
3. Проверки контрагентов.
4. Проверки правильности заполнения счет-фактур.
• Шаг 4. Заявление на регистрацию ККТ.

Для того, чтобы зарегистрировать оборудование, необходимо войти в Личный кабинет и перейти во вкладку “Учет ККТ” -> “Зарегистрировать ККТ”.



Далее потребуется внести следующую информацию:

• Адрес и место установки кассы.
• Полное название модели, заводской номер ККМ и фискального накопителя (данную информацию можно найти на корпусе устройства, в паспорте ККТ или ФН).
• Реквизиты ОФД, с которым заключен договор.
• Выбранный режим налогообложения.

После заполнения анкеты, нужно подтвердить правильность данных с помощью КЭП и нажать кнопку «Отправить».

Отслеживать статус обработки запроса можно в соответствующем разделе сайта.

После проведения всех проверок информация о присвоении онлайн-кассе индивидуального регистрационного номера появится в Личном кабинете.

• Шаг 5. Проведение фискализации.

В течение суток после получения регистрационного номера пользователь должен внести его и ИНН на ККМ. Данная процедура носит название «фискализация оборудования».

Стоит отметить, что при внесении указанных данных необходимо быть крайне внимательным. Малейшая ошибка может привести к порче ФН и необходимости его замены новым блоком.

Обращение к специалистам компании «Рустехпром» поможет избежать появления ошибок и ненужных трат на покупку новой техники.

После фискализации требуется завершить процедуру регистрации онлайн-кассы. Сделать это можно в Личном кабинете пользователя, раздел «Учет ККТ».

• Шаг 6. Получение карточки регистрации ККТ.

На заключительном этапе, после того как все основные шаги по регистрации кассового аппарата пройдены, предприниматель получит от ФНС учетную карточку онлайн-кассы. Данный документ подтверждает постановку кассовой техники на регистрационный учет.

Для начала работы на ККТ настройте передачу сведений в ОФД, с которым заключен контракт.

Как подать заявление о постановке на учет ККМ через отделение ФНС

Несмотря на то, что у предпринимателей и организаций есть возможность подавать заявление на регистрацию онлайн-кассы в электронном виде, оно также может быть подано на бумажном носителе через отделение ИФНС.

С 1 марта 2022 года необходимо применять новые бланки постановки на учет и снятия с регистрации онлайн-кассы для ИП и ООО. Формы заявлений были обновлены в соответствии с Приказом ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@, опубликованном в начале ноября 2021 года.

В бланк заявления (форма 1110061) была добавлена строка 120, в которой следует указать, будет ли использоваться ККТ при продаже маркированных товаров.

Какую информацию нужно указать в заявлении:

• Данные о юридическом лице или ИП, включая полное наименование, ИНН, КПП (для юридических лиц), ОГРН (ОГРНИП), признак «регистрация» или «перерегистрация», указываются на титульном листе.
• В разделе 1 содержатся сведения о ККМ и месте ее использования.
• Раздел 3 посвящен данным об ОФД.
• Раздел 4 содержит информацию о сохраненных фискальных документах.

На полностью заполненном бланке требуется поставить печать организации или ИП.

Правила заполнения заявления:

• возможно использование чернил синего, фиолетового или черного цвета, или заполнение на компьютере;
• на каждую кассу подается отдельное заявление;
• применение двухсторонней печати при оформлении бланка не допустимо;
• исправления при помощи канцелярского корректора недопустимы.

Заполненный бланк заявления следует доставить в любое отделение ФНС. После получения регистрационного номера ККТ внести данные на фискальный накопитель и принести распечатанную отчетность в налоговый орган для подтверждения регистрации.

Как зарегистрировать онлайн-кассу через сервисный центр, компанию-поставщика или ОФД.

Услуги по установке кассовой техники на учет оказывают различные сервисные центры, ОФД и поставщики оборудования.

При регистрации ККМ через сервисный центр или ОФД предприниматель получает помощь высококвалифицированных специалистов и может не волноваться о правильности заполнения анкет или возникновении ошибок. Процедура стоит относительно недорого и занимает всего пару дней.

Поставить ККМ на учет в ФНС можно, обратившись в магазин, где была куплена онлайн-касса. Например, компания «Рустехпром» осуществляет полный спектр услуг, связанных с подключением, регистрацией в ФНС и обслуживанием торгового оборудования «под ключ».

Карточка регистрации кассы

В соответствии с подпунктами 7 и 11 п.4.2 54-ФЗ карточка регистрации ККМ передается налогоплательщику в течение 10 рабочих дней в электронном виде (через личный кабинет ККМ или Оператора фискальных данных). Только после получения ее можно оформить дубликат бланка на бумажном носителе, обратившись в отделение ИФНС РФ.

Датой регистрации ККМ в налоговой считается день выдачи документа. До момента его получения использовать кассу для пробивания чеков не разрешается. В противном случае кассовый аппарат будет заблокирован через 30 дней по причине наличия неотправленных в контролирующий орган данных.

Регистрационная карточка подписывается со стороны налоговой службы электронной подписью. При замене фискального накопителя или изменении параметров регистрации все корректировки отражаются в документе.

Проверка ККТ на сайте ФНС

Для проверки статуса регистрации кассы нужно зайти на официальный сайт ФНС и выполнить авторизацию. В Личном кабинете выбрать раздел «Учет контрольно-кассовой техники». На экране ПК пользователь увидит список всех кассовых аппаратов, зарегистрированных в налоговой, в виде таблицы, содержащей следующую информацию:

После обработки заявления на регистрацию в графе «состояние» отобразится статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». После того, как на онлайн-кассе будет проведена фискализация, указанная запись сменится на «ККТ зарегистрирована».

Основными основаниями для отказа в госрегистрации являются недостоверные данные в анкете, отсутствие модели ФН или ККТ в реестре.

Распространенные ошибки в регистрации ККМ

Некорректное заполнение заявления о постановке на учет, а также ошибки при проведении фискализации кассового оборудования чреваты различными сбоями и ошибками в работе онлайн-кассы. Более того, некоторые из них могут приводить к порче фискального накопителя, после чего потребуется замена блока ФН.

Несоответствие регистрационных показаний и реальных настроек

Данные, внесенные на онлайн-кассу и указанные в заявлении на регистрацию не синхронизируются автоматически. Поэтому при малейшем несовпадении информации ККМ будет работать с нарушением норм 54-ФЗ.

Для избежания подобной ситуации требуется тщательно проверять вносимую на счетную машину информацию.

Неправильно указан ОФД

При переходе от одного ОФД к другом часто возникает ситуация, когда предприниматель подает данные о произошедших изменениях на портале контролирующего органа, но забывает изменить параметры на самом девайсе. Таким образом, онлайн-касса работает некорректно, а бизнес может получить штраф.

Нарушен срок записи данных о регистрации в ФН

Согласно действующему законодательству, отчет о фискализации ККТ должен быть направлен в налоговую службу не позднее 1 суток после получения регистрационного номера. В противном случае процедуру регистрации придется проходить повторно.

ККТ не зарегистрирована с указанной системой налогообложения

При несоответствии режима налогообложения указанного в настройках ККМ, на сайте налоговой службы и в поданном заявлении на регистрацию техники, онлайн-касса будет выдавать ошибку «ККТ не зарегистрирована с указанной системой налогообложения».

В такой ситуации следует тщательно сверить все данные и исправить обнаруженные неточности.

Несовпадение регистрационного номера ККТ и ИНН пользователя

В ФНС предупреждают, что некоторые ошибки, допущенные при регистрации ККТ, могут повлечь за собой необходимость замены фискального накопителя.

Речь идет о внесении данных на саму кассу. Современные кассовые аппараты устроены так, что регистрационный номер, присвоенный ККМ налоговой службой, и ИНН предпринимателя или юрлица можно внести в базу девайса только один раз. В случае, если при записи данных на устройство будет допущена ошибка, исправить ее не представляется возможным и потребуется купить новый ФН.

Вывод

В 2022 году регистрация онлайн-кассы стала намного удобнее и может быть проведена одним из трех способов: через компанию-посредника (сервисный центр, ОФД или магазин кассового оборудования), путем подачи прошения в электронном виде или при личном визите в офис контролирующей организации.

Своевременное оформление оборудования в контролирующей инспекции поможет осуществлять расчеты с покупателями законно и избежать возможного наложения штрафов.

Для предотвращения появления ошибок при постановке онлайн-кассы лучшим решением будет обратиться за помощью к профессионалам. Специалисты компании «Рустехпром» в кратчайшие сроки оформят все необходимые документы и подготовят технику к работе.